南岸理工學院

by Ricoh Australia

Ricoh的解決方案代表我們需要的所有功能,無任何管理或維護的經常性支出。

Jo Jones - Facilities Manager, Southbank Institute of Technology

職業和技術教育可為整體國家的商業活動,提供日常使用的技能,是澳洲產業的支柱。布里斯本的南岸理工學院為業界先驅,擁有世界級的師資、設備和業界合作夥伴,為來自90國,超過21,000位學生提供雇主需求的經驗和技能。

如此龐大的組織,需要卓越的支持系統,而與Ricoh合作進行管理文件服務(MDS),為南岸學院提供在各方面皆可媲美其他設備的文件環境。

挑戰全面改善

設備經理Jo Jones表示,南岸學院日常使用的列印和影印裝置已面臨挑戰,且有效率不佳的問題,並正在尋求瞭解現場生產列印解決方案的優勢。

“我們無法從過去的配置,確切瞭解我們在列印預算方面的花費狀況。我們可以’得到的是一張月結帳單,”她表示。此外,我們兩個校區擁有超過120台裝置。我們知道數量太多,但是我們’沒有減少裝置數量的工具和支援。”

部門主管正在針對學院’以外的大量列印工作,尋求獲得更精確的工作成本估算,以及更重要的是效率更高的工作流程。其中最重要的是,必須全面改善安全、靈活度和環境績效。

從一開始,Ricoh的方法即是與我們如同夥伴地進行合作,而非做為供應商。

瞭解:完整概況

Ricoh是數個受邀提供新文件環境的投標者之一。Ricoh MDS的人員幾乎立即進行全面性的探索過程,以確保任何提議的解決方案,將最適合該學院’的需求。

他們在兩週的現場勘察期間,詳盡地提出與檢視校內每一台列印、影印、掃描和傳真裝置的使用情況。隨後與重要的學院利害關係人進行面談,並舉辦工作坊,逐步勾勒出現況和未來之列印工作流程、習慣和需求的完整概況。

“從一開始,Ricoh的方法即是與我們如同夥伴地進行合作,而非做為供應商,” Jo表示,“ 我們不遺餘力地想要瞭解現在和未來的需要,– Ricoh顯然希望能為整體設備和龐大的列印工作,找到適當的解決方案。

改善:5年節省3百萬元

Ricoh在完全瞭解學院’的文件需求後,提出一個整合性的解決方案,可以節省時間、金錢和複雜度,同時能改善環境績效。

根據現場勘察的資訊,針對Ricoh多功能裝置,開發出可為職員提供較現有裝置更高的功能性和產能,並將設備大小縮減超過百分之三十的規格。此外,將以現場的綠色列印中心,取代場外的大量列印設備,並配備三個高效能Ricoh生產系統:兩台每分鐘135頁(ppm)的黑白裝置和一台90ppm的彩色裝置。

提議的解決方案包括全職Ricoh MDS的人員,他們將成為綠色列印中心的職員。他們主要的角色,將是:進行大量列印工作、將完成的工作直接傳遞給職員、維持設備耗材的存量,以及維護整體解決方案。在績效方面的目標,包括將整體設備的正常運作時間維持在百分之九十六以上,以及大幅減少大量列印的處理時間。

為了提供最佳的解決方案,以控制與促進改善後的管理,Ricoh MDS解決方案包含以下項目的詳細說明:

  • Ricoh客製化稽查系統,提供以設備為規模的成本追蹤、強力落實列印政策,以及任何校內設施中進行安全的列印工作。
  • 由Ricoh開發的解決方案套裝,可以協助南岸學院管理列印對環境的影響。
  • 針對大量列印客製的網路印刷和報價系統,可以簡化工作的提交和核准流程,將列印成本的控制權交還部門主管。
  • 綠色列印中心使用的列印工作流程、色彩管理軟體和硬體,可確保快速完成高品質的列印工作。

Jo表示,“擁有一個完全管理的解決方案,讓職員有時間可以專注於教學和管理”。“Ricoh的解決方案代表我們需要的所有功能,無任何管理或維護的經常性支出。”

最終,預期Ricoh的MDS解決方案可以在五年內,為學院節省3百萬元,每一個月減少列印25萬張,以及減少與列印有關的能源消耗。基於此優勢以及解決方案的完全管理、整合性特質,該學院與Ricoh簽訂了10年期的MDS合作協議。

轉型:在兩週內安裝超過80台裝置

即使此專案的規模龐大,南岸學院在首次運作期間,仰賴Ricoh’專案管理的專業技術、開放溝通與全盤的應變計畫,僅經歷極輕微的營運中斷。專業和協調力是在兩週內完成設備首次運作的關鍵。

MDS人員在現場移動所有裝置之前,透過事前準備及適當的配置以簡化流程。在首次運作之前,透過電子郵件和海報,向職員宣傳轉換的資訊,並分發使用說明書以及提供詳盡的訓練課程給所有使用者。

Ricoh在現場綠色列印中心的建造期間,亦運用相同的專案管理專業技術。MDS專案經理從僅有的骨架開始,即代表學院監督全部必要的 設計、核准資料和建造流程。

就此點而言,Ricoh’的全面風險評估和應變計畫經證實為該學院提供極大的價值。Jo表示在“2011年,綠色列印中心準備上線啟用時遭遇布里斯本水災”。“該建築停電長達五個星期,水位停在離列印樓層下方一公尺的位置。Ricoh的人員僅啟動了應變計畫,並持續工作。

“他們帶來一部可攜式發電機,連續工作26天,並即時完成新學期的所有列印工作。”

管理:節省時間、金錢和樹木

Ricoh’之MDS解決方案中內建的管理流程,可確保為學院節省成本、減少紙張用量、最大化環境績效和工作流程的效率。

整合的軟體解決方案可以完全掌控列印環境,以及所有使用者活動的完整能見度。在管理流程中,Ricoh’客製的成本回收解決方案,將會追蹤每一個列印工作及分配至個人的使用者層級。接著,Ricoh’的環境報告將會追蹤環境績效,並會附加軟體,使現場MDS人員可以監控所有設備的即時狀態。

Ricoh可以依據從該等系統中獲得之資訊做成的月報表,定期與該學院之利害關係人進行會議。

檢視績效之後可使用一系列工具,處理任何潛在的問題。

列印政策為其中的一種工具,具備之措施,例如在設備端預設進行雙面列印。在一年之內,僅雙面列印即為學院節省超過320萬張紙以及32,000元的相關成本。在此過程中,節省了387棵樹以及減少了28公噸以上的碳排放。

部門使用綠色列印中心的線上店面,重新掌握大量列印預算的控制權,可以進一步節省成本。線上店面會自動計算所有大量列印的成本,然後提交給相關部門的主管批准。工作僅會在獲得核准後,釋出給MDS人員進行列印。

最佳化:持續改善的過程

Ricoh人員會持續最佳化解決方案,以因應多變的企業需求,並尋求為學院的職員進一步降低成本及簡化流程。

範例之一為Ricoh’ 會持續監控設備的使用狀況,以找出使用趨向,例如設備可以更節省地以大型列印方式使用。MDS人員計畫透過調整列印政策以及為職員提供額外的訓練,在一年之內,將對於綠色列印中心留存印象者提升至一百萬人。

Jo指出,另一個範例是引進一個依據需求進行大量列印的簡化服務。她表示,“ Ricoh 可識別許多一般性列印文件,並將其加入線上店面的標準工作中”。” 現在,教師僅需要從一個清單中選出該等文件– 即可,無– 須輸入完成選項或上傳檔案,可以將工作提交時間,從15分鐘減少至兩分鐘。部門主管的核准速度也變得更快,並可確保所有列印運作的一致性。

Jo總結表示“ Ricoh“ 致力與南岸學院維持10年之MDS合作關係的最主要因素,是持續進行最佳化的承諾”。“每一個層級皆已實現此承諾。Ricoh持續帶來達到進一步節省的機會,依據我們不斷變化的需要,改變解決方案,並節省職員的時間。”