西太平洋銀行

by Ricoh Australia

西太平洋銀行正在引進更出色的印表機,以創造更具生產力和永續經營的工作場所,並變得更環保。Ricoh正在協助西太平洋銀行減少耗電量和紙張廢棄物,以達到其碳足跡目標。結合這些倡議可以提供一個更簡單、更出色及更環保的工作場所。

Gary Sim – General Manager of Westpac’s Service Delivery Infrastructure Group

與IBM及Ricoh合作在銀行業務方面獲得成功

Gary Sim,西太平洋銀行的服務傳遞基礎建設集團的總經理,分享了西太平洋銀行實施一套列印解決方案的歷程,為了減少廢棄物、改善效能及成功地為西太平洋銀行的環境和永續目標做出貢獻。

Ricoh管理文件服務(MDS)可因應各種與列印和電子資訊管理有關的企業實務。Ricoh MDS已為西太平洋銀行等企業提供有效的管理文件服務,協助掌控輸出裝置的資金成本、 減少無效的文件、最小化材料廢棄物及縮小文件管理設備的大小。

公司

西太平洋銀行是澳洲成立的第一間銀行。在1817年4月8日以新南威爾斯銀行的名稱開始進行交易,在雪梨馬格里廣場設立單一營業所。在1982年,與澳洲商業銀行合併,更名為西太平洋銀行(WBC)。在2002年,西太平洋銀行依據澳洲公司法(2001)註冊為公眾股份有限公司。在近期的2008年12月,太平洋銀行與St. George Bank Limited合併。

現在,西太平洋銀行已成為澳洲、紐西蘭和近太平洋地區的銀行龍頭。在全球的主要金融中心均設有營業處,包括倫敦、紐約、香港、北京、上海、孟買和新加坡。員工人數將近4萬人,依據市值,西太平洋銀行在澳洲證券交易所(ASX)為排名前五大的公司。

西太平洋銀行的年收益超過澳幣60億元,服務超過1200萬名顧客。其同時擁有與經營的其他主要財務業務,例如聖喬治銀行、BT金融集團、紐西蘭西太平洋銀行、 墨爾本銀行、南澳銀行和RAMS。

我們將擁有一套更耐用、更安全、更方便與更有效率的列印設備。預估可大幅節省紙張、碳粉、貨運和維護等方面的支出。

挑戰

西太平洋銀行需要更新列印科技環境。他們想要一個可以提供一致水準之服務和回應時間、為他們的列印績效帶來能見度的價格模型、高水準之文件安全、改善存取文件之工作流程,以及降低其紙張使用和耗材廢棄物的單一供應商。

方法和解決方案

Ricoh與IBM以合作夥伴的關係合作,獲得西太平洋銀行授權,建立一套MDS解決方案,以達到銀行的策略目標。此代表將著手進行一個極詳細的探索過程,為西太平洋銀行及時提供一套策略聯盟的文件管理解決方案。Ricoh運用其經驗證的MDS方法論,協助西太平洋銀行達成列印環境的目標。

瞭解:真正的問題是什麼?

Ricoh的MDS專案團隊在經實證的探索過程後,舉辦了大規模的工作坊,並與銀行層面的企業重要利害關係人進行面談,以充分瞭解促成改變的動力。包括:

  • 找出目前的設備資訊、 服務和供應安排與安全風險
  • 探索基礎建設或文件瓶頸與環境的影響
  • 瞭解現有之WBC列印政策的目的和目標,以及未來的企業目標
  • 提供現有狀態之全面及完整的概觀
  • 分析總體擁有成本(TCO)、環境選項和任何潛在的隱藏成本

改善:服務、成本和環境績效

Ricoh以大規模探索過程的發現為基礎,提供一套量身訂製以符合西太平洋銀行當前和長期需求的解決方案。該服務自2010年12月開始,由Ricoh提供適合的多功能裝置(MFDs)組合、現場隨侍人員、設備管理和報表軟體,以及全方位的專案與變革管理方法。

IBM、Ricoh和西太平洋銀行各自運用一套經謹慎評估的過程,以及詳盡的協商,確保涵蓋與妥善定義所有範圍的參與程度。

轉型:獲得回饋的大型專案

Ricoh為西太平洋銀行透過強大的專案、變革和服務管理團隊成員-由帳戶管理團隊監督-著手進行一個龐大與複雜的轉型專案。

Ricoh在雙方簽訂合約,至協議於2011年4月1日的開始日期,僅有四個月的轉換階段,持續忙於:

  • 設計和安裝技術解決方案,之後將在900個以上的地點部署以進入生產
  • 為服務管理和第三方裝置建立維護和供應流程,並設計協議
  • 將服務台、耗材管理和IMAC-D遠端IT服務進行整合。
  • 設計與實施服務-傳遞-包括隨侍服務、管理資訊報告、服務水準管理、財務管理、資產管理、經營和線上服務-包括客服中心入口網站

Ricoh MDS:西太平洋銀行之挑戰的解決方案

西太平洋銀行之挑戰 Ricoh解決方案
整體企業之列印環境的成本能見度不足。 Ricoh為西太平洋銀行提供一個具有競爭力的管理文件服務設備計畫,以及設備服務管理和報告解決方案。
無法藉由使用者群追蹤量值和成本。 安裝Equitrac軟體工具,運用西太平洋銀LDAP名錄中現有的使用者資訊追踨成本。
維護一套由多種品牌之裝置組成的設備,將難以控管耗材供應和軟體列印驅動程式。 管理文件服務成本計畫下的單套Ricoh裝置,可提供單一接觸點與簡單的開立發票解決方案。
現有裝置己超過建議升級的日期。。  Ricoh提出一套以期間為更新基礎的裝置-目標是將較舊的現有裝置進行早期轉型。
工作場所的列印政策寬鬆,代表通常是由使用者支配環境,而非企業具有清楚定義和傳達的列印政策。此情形會導致每一個使用群的裝置、浪費的廢棄物和紙張過多。 Ricoh與西太平洋銀行合作,提供一個量身訂製的列印政策,不僅有助於改變使用者的行為,且有助於減少能源、紙張和耗材。實施「Follow you」列印是為了確保文件在裝置上未經列印和受到保護。 
西太平洋銀行希望能提出與其環境和永續目標有關的報告。 實施Ricoh的綠色報告解決方案,即可為西太平洋銀行提供其要求的環境報告。
西太平洋銀行希望能全面管理主要的列印輸出設定,例如色彩和雙面列印。 Ricoh與西太平洋銀行合作,針對可遠端管理企業中所有裝置的標準作業環境達成共識。
整個西太平洋銀行擁有多品牌供應商的設備,在服務和維護方面不一致且難以管理。 Ricoh透過其列印解決方案,接管現有的設備以及管理所有的服務和維護工作-網站SmartDeviceMonitor 和FM Audit。Ricoh與西太平洋銀行建立連結,有助於為前台提供無縫支援。 
西太平洋銀行明確需要強化的列印和掃描解決方案,以便能輕鬆與安全地從一台MFD,掃描以紙本為基礎的資訊,並轉入任何電子工作流程中。 Ricoh為西太平洋銀行提供先進的列印和掃描解決方案eCopy Sharescan,可直接及安全地將紙本文件轉換為與現有系統和安全程序相容的檔案。此方法可提升使用者的生產力,並有助於降低營運成本。

自2011年4月1日起,Ricoh開始進入勘察、設計和實施階段,預計於2012年12月完成。轉型階段包括:

  • 使用現場勘察進行全面的探索過程,以界定目前的列印環境和任何特殊的列印需求。
  • 準備與傳達未來狀態的設計計畫,以支持西太平洋銀行的列印政策
  • 在954個地點啟用裝置和解決方案
  • 實施技術性解決方案,以支持Ricoh在所有地點的Follow You Pring解決方案。
  • 引進Ricoh的廢棄物回收計畫
  • 準備變革管理策略,以支持新的服務以及解決方案的實施和接納度

管理:實現效益

在實施Ricoh企業級的MDS解決方案時,現場MDS人員會進行正式季度回顧流程,持續展現為西太平洋銀行達成之有效率的節省,以及改善工作流程效率與減少廢棄物。西太平洋銀行的高層透過Ricoh量身訂製之Equitrac報告和管理軟體,在續效方面已獲得更高的能見度,且在控制和管理方面亦已獲得改善。

西太平洋銀行已不再需要應付多重供應商-可以依據一份文件服務合約,管理所有的事,省時又省力。此外,現在有一個整合的裝置設備團隊,可以提供最新的科技和更佳的可靠度。

更重要的是,Ricoh正在使用一整套可以在不使用時,智能化自行關閉電源的Ricoh印表機設備,協助西太平洋銀行管理其整體的列印環境。西太平洋銀行的列印政策是透過Follow You 列印,協助改變使用者的行為,代表使用者可以在整體企業的裝置中進行列印。

此外,如果未在既定的時間內啟動列印工作時,裝置會自動將其刪除,以節省紙張及確保擁有綠色文件環境。

底線說明了一切:Ricoh協助西太平洋銀行每一年節省5,000令,重達13公噸的紙-代表每一年可為地球節省16,000公斤2 ,或相當於221棵樹*

最佳化:一段持續存在的合作關係

實施不是該故事的結局。Ricoh持續管理與控制為西太平洋銀行提供之服務與支援的品質-提供持續改善的建議策略,並積極監控與最佳化資源,以便終端使用者可以在需要時取得設備和服務。

IBM、Ricoh和西太平洋之合作關係已獲得顯著的效益,使西太平洋銀行能以較少的廢棄物、成本、複雜度和二氧化碳,列印與管理文件2

由於最初解決方案的成功,Ricoh已準備協助其他西太平洋的業務,例如聖喬治銀行、BT金融集團、紐西蘭西太平洋銀行、 墨爾本銀行、南澳銀行和RAMS,尋找改善生產力及降低成本的方法。更重要的是提供先進的列印環境,協助西太平洋銀行達到企業和永續性的目標。

來源:美國法學研究基金會與美國環境保護署