落實品保流程數位優化，打造快速回應的溯源管理系統
電子製造商為提升客戶服務滿意度，當客戶反饋品質疑慮服務案件時，常見以品質檢驗報告紀錄作為溯源追查標的，釐清責任歸屬，甚至後續損害賠償的價金協商依據。
品質檢驗報告以生產工作記錄單（MFG Run Sheet / Run Card）編號為核心溯源文件追蹤碼，於啟動各項品質檢驗流程同時，串聯各檢驗站產出的品質檢驗報告。各品質檢驗工作站紀錄單的文件掃描與歸檔是品保流程的重要環節，但其實它們只是過程、而非終點，製造商最終極的目標，則是希望藉此建立完善的產品溯源管理系統，在承諾的服務等級協定 (Service Level Agreement ; SLA ) 規範下，迅速調閱該客戶的完整品管記錄，加速案件回應時效並提供良好的顧客體驗 (Customer Experience)。
只不過，雖然電子製造商依照品保流程定義了生產工作記錄單相應的品保文件編碼原則，但這些流程和規則，往往並未如預期產生良好的溯源效率。箇中癥結在於未能全面性「梳理文件掃描歸檔」與「流程自動化設計」。
為解決上述困境，有越來越多電子製造商開始推動「品保流程的數位優化」。著眼於此，台灣理光從多功能事務機掃描功能出發，進一步結合文件擷取、自動化拆分、自動歸檔模組與文件管理系統，串聯成完整的「品質檢驗報告數位優化解決方案」，期望協助電子製造商有效建置品保溯源管理系統。
品質檢驗報告數位歸檔的痛點
- 高科技製造商因品質要求，需設置多項品保檢驗站點進行驗測，單一生產批號成品因為出貨時效考量會安排多站點平行檢測，導致抽驗報告無法以流水線方式累積成一份匯總紙本報告，而是各自獨立繳回到品保單位文件儲藏區留存；各品質檢驗站點的測試報告夾帶可觀頁數附件，在品保單位累積成一疊疊紙本報告山。
- 同一批成品在各站點驗測的實體紙本報告彼此缺乏數位化串聯、散落於品保單位的文件倉庫中，難以有效查找同一批成品的所有檢驗報告。
- 必須再動員額外人力，進行紙本檢驗報告的後續彙整、分類、掃描、命名與數位歸檔。除了耗時費力之外，倘若紙本報告尚未數位化前發生調閱需求，員工資源將耗損於翻找紙本文件等事務性工作。
- 以黏貼條碼/ QR Code方式標示各檢驗報告編號，編碼邏輯可能包含：產品類別、代工或自有品牌、年月日、生產工作記錄單加上品保各站點後綴碼等複雜資訊，多種品質檢驗報告相應的文件儲存年限規範皆不同，難以有效的管理報告資料庫的生命週期。
- 各品質檢驗站的現場人員因工作習慣尚未統一或現場臨時調度需求，導致用於辨識檢驗報告編號的條碼發生未貼條碼、僅附上手寫單據、黏貼位置不同，降低後續掃描人力的工作效能。
- 負責品保資料數位歸檔的人員除了需處理龐大紙本文件掃描外，同時需熟記繁雜的歸檔判別原則，又不時遭遇需要例外處理的狀況，耗時費力之外，遑論可能產生人工誤判歸檔邏輯的風險，導致關鍵檢驗報告缺漏或不完整，埋下日後查找不易的伏筆。
- 需要跨越眾多資料夾，才能完整調閱出廠前的產品檢驗報告，因而拖慢回覆客戶的節奏，唯恐使得原本的微小客訴、釀成客戶不耐久候的怒火，甚至導致違反企業承諾之服務等級協定 (SLA)。
「品質檢驗報告數位優化」解決方案如何解決痛點
- 首先智能流程顧問與品保單位就現況與需求進行探索訪談，協助收斂需求與梳理文件流程，再提供補強建議（譬如增設文件檔名無法識別的「例外區」，人員僅需就例外區檔案實施複查與歸檔），然後據此規畫數位優化方案，以自動化作業流程取代大量勞務投入，品保人員僅需處理仰賴品保經驗判定的例外事件，打造最符合效益的品保溯源管理系統。
- 善用事務機的智能面板設定掃描規則快捷鍵，依照各項進件所屬的分類，例如：「代工」、「自有品牌」或「來料加工」等不同生產模式，在前端直接進行掃描分流。
- 掃描檔進件後拋接至自動化文件擷取歸檔流程軟體 (Capture) 進行 OCR 文字識別，再依照預設的歸檔邏輯任務，自動執行「檔名擷取」、「檔案命名」、「檔案拆分」、「自動生成對應的資料夾路徑」，藉以形成條理分明、易於查找且符合資料管理的溯源資料庫。
- 搭配文件管理系統 DMS (Document Mgmt. System)，統一納管數位化的品保驗測報告，針對文件調閱進行存取權限管控。其次，文件管理系統嚴謹的資安功能(256-bit 檔案加密、浮水印) 不僅符合IT資安政策，同時保留無法竄改的檔案存取之軌跡紀錄，滿足稽核需求。
- 結合文件流程委外服務DPO (Document Process Outsourcing)，提供專業合格的數位化人力到企業內執行歷史累積大量生產工作記錄單（MFG Run Sheet / Run Card）的掃描勞務，套用梳理後優化方案執行掃描歸檔流程，完整企業品保記錄數位化。
在導入「品質檢驗報告數位優化溯源系統」後，有效降低報告掃描歸檔的資源耗損與人工疏漏的風險，員工可專注於品保流程與品質再進化等核心業務；其次，文件管理系統嚴謹的報告存取權限架構，提高調閱報告的便利性又能符合資安與稽核軌跡紀錄，縮短客訴案件回應時效，強化營運效能與管理風險，藉此提升客戶服務滿意度，企業優異品質得以聲名遠播。
台灣理光智能流程專案團隊介紹
台灣理光智能流程專案團隊(Smart Process)隸屬於商務流程顧問服務事業處，期間成功協助多家金融、高科技、食品製造業客戶建構數位優化與轉型方案，累積豐富製造業品保／生產流程服務的經驗；擅於梳理企業文件流程並整合內部業務系統，設計最適化文件流程數位優化解決方案，化解隨著企業成長採購多種應用軟體導致之資訊孤島(Info Silo)難題。
智能流程專案團隊致力於探詢企業營運效能最大化，透過企業內容管理提高生產力，流程自動化挹注效能，搭配變革管理期望協助企業在數位優化與轉型之路更順暢。