文件生命週期,助您解決頭痛的文件管理問題

2022年06月07日

大部分工作者的辦公日常,就是透過文件傳遞重要訊息,進而達成共識。因此公司企業最重要的智慧資產,其實是文件資訊。然而隨著進入資訊爆炸的數位化時代,紙本與電子文件管理成為許多員工和管理者頭痛的問題。

例如,你是否曾因為資料夾命名不清,臨時查找不到關鍵文件?或是在審閱合約時,因Email 傳簽導致合約失蹤與版本紊亂,耗費許多時間呢?據調查,49%的員工由於公司內部文件管理不當,難以快速找到所需檔案,造成工作任務的延宕。企業主往往希望採買各種管理軟體解決這些問題,但就像蓋房子需要設計圖,公司也需要先行制定文件管理政策,才能選用適合的解決方案,將錢花在刀口上。

然而隨著文件數量和複雜性不斷增加,制定管理政策並不容易。首先必須要了解文件從誕生到銷毀,中間會面臨哪些流程問題。專家因此提出了文件生命週期的概念,為制定文件管理政策提供一個很好的基礎骨架。

什麼是文件生命週期?

文件的類型繁多,大致可分為結構化(有固定欄位、固定格式和順序的資料,如:表單)與非結構化(沒有固定欄位,也沒有固定格式的資料,如: 電子郵件)兩種。不論是何種類型,這些文件從產生到銷毀,都會經歷不同的歷程,為了方便制定其管理策略,美國學者Philip C. Brooks於1940年提出文件生命週期的概念,將文件流程比擬成生物的出生和死亡,強調同一份文件在不同階段的維護方式應有差異。

文件生命週期可分成四階段:

  1. 產生與蒐集
    由個人產生的資訊,或由外部產生,再由個人或機構中的單位接收的資訊。
  2. 保存與維護
    將產生的文件,依照需求邏輯加以分類(如文件產生日期、人名等等)。並定義存取權限(機密性),依此決定存放的位置。
  3. 存取與運用
    將文件發布在公開平台或轉發其他單位使用。需設定明確版本劃分,以及檢索邏輯。確保有審核機制讓文件收發雙方獲取最新的正確資訊。
  4. 典藏或銷毀
    定期處置分類架構內的文件,例如銷毀,或將紙本文件放入檔案櫃中典藏,亦可透過掃描數位化後進行保存。


不同生命階段的挑戰

文件的存在就如同推動企業運轉的齒輪,看似不起眼,其實關係著企業內部的工作流程。據調查,42%的員工認為公司內部的文件流程大多仰賴人工作業,造成生產力降低,且增加管理成本。錯誤的文件流程不僅會讓員工在除錯、稽核、檢討上浪費時間,甚至會導致跨部門的衝突與磨合、也可能引發客戶問題風波。以下將說明在不同的文件生命階段,會面臨的各種挑戰。

  • 1.產生與蒐集階段
    如何轉化非結構資料?
  • 2.保存與維護階段
    如何規劃歸檔邏輯?
  • 3.存取與運用階段
    如何提升訊息傳遞效率?
  • 4.銷毀與典藏階段
    如何解決存放問題?

產生與蒐集階段,文件創建者的困難在於如何將各種型態的非結構化資料(例如Email內容或是PDF等非文字資料),轉化成具有意義的文件。在保存與維護階段,若缺乏清楚的分類歸檔和存取權限,會導致後續查找調閱的困難,以及資料外洩的風險。 在存取與運用階段,大部分的員工習慣透過Email傳遞文件資訊,缺少標準化的文件審查平台,降低了傳遞訊息的效率和安全性。在最後銷毀與典藏階段,長久累積下來的文件不僅佔據辦公室空間,疫情導致遠距辦公後難以數位查找,讓企業開始重視數位化需求。

企業所要考量的不僅僅是文件生命週期的脈絡,同時亦須面對高達80%的未結構化資料的存在,以及大量電子文件與紙本文件中的轉換把關。對於現代企業而言,文件管理不善引發的問題,已成為隱藏的未爆彈。



如何克服文件管理的挑戰?

隨著全球企業發展邁入數位化時代,我們可以透過資訊科技解決上述四個階段的問題。

有了數位化的基礎,企業內容管理平台則能協助統一納管資料。例如在文件產生與蒐集階段,透過使用光學字元辨識的文件擷取技術,將各種型態的非結構化資料轉成文字資料統一納管,協助使用者在保存與維護階段使用全文檢索輕鬆調閱資料,並在存取與運用階段,透過自訂文件流程,提升文件審核的效率。

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若企業缺乏數位化的文件策略,大量的紙本資料不僅在保存與維護階段難以清楚分類歸檔,也不易在存取與運用階段追蹤使用軌跡。

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在最後的銷毀或典藏階段,數位化有助於企業選擇典藏時,省下儲存紙本的空間,企業內容管理平台則能更清楚每份文件最後的流向,確保不會有該銷毀的文件外流的情形發生。

文件數位化和企業內容管理,可說是改善文件流程管理的兩把利器,透過它們能夠有效協助企業提升工作效率,建立文件管理政策,為文件每一段生命周期找到最適切的管理方式。

掌握文件生命週期,才能完善文件管理

文件生命週期框架的真正意義,其實是協助公司企業進行有效的成本控制;理解了文件生命週期的概念後,管理者才能針對不同生命階段、不同型態的資料,思考如何制訂管理政策,解決文件流程的種種問題。

台灣理光的核心價值,就是打造人與資訊的溝通平台。透過提供最適切的解決方案,我們希望能讓文件在每一個生命階段獲得最好的保護,降低企業管控資訊的風險。就讓台灣理光為您把關文件生命週期,讓您可以將更多的時間投入發展企業核心,持續專注前行!