為什麼您的企業需要文件數位化服務?

2022年05月23日

對於企業來說,文件資料是最重要的智慧資產。在商業流程、內部流程的各個環節都隱含著大量文件資料的傳遞,無論是每年、每月的財務報表、與客戶簽訂的合約,還是產品的檢驗報告等等,當各種文件不斷增加時,若沒有妥善的管理解決方案,不僅會花費許多人力與時間整理,更會造成後續的查找困難和資安隱憂

許多調查數據同時也應證了這一點。如美國智慧流程管理公司 Nintex 在2018年的一份調查提到,49%的員工由於公司內部文件管理不當,難以快速找到所需檔案。亦如 IDC 國際數據資訊在2019年做的調查也指出,42%的員工認為公司內部的文件流程大多仰賴人工作業,造成工作效率和生產力降低,且衍生更多管理成本。

種種跡象顯示,文件資料的管理在企業中的重要性不容忽視,無論是各種電子文件的散落問題、亦或是轉化成紙本文件後的串流管理,在在都是企業需要著眼的課題。在這些資料類型中,儘管數位化的發展越來越全面,但紙本文件始終沒有徹底從商業流程中消失。相反地,正由於減少了非必要列印的文件,紙本含有重要機密的比例增加。這讓企業需要有更良好的文件數位化解決方案,減少整理和查找文件所需花的成本,增加對於重要紙本資訊的維護。

因應這樣的需求,文件數位化服務(Document Process Outsourcing, DPO)隨之誕生。

什麼是文件數位化服務(DPO)?

DPO ( Document Process Outsourcing ) 提供的是將紙本文件數位化的服務,包括掃描歸檔、定義分類和資安層級,以及制定文件管理系統,將紙本資訊轉換為更易管理的數位資產,並透過交給可信賴的第三方廠商協助您完成。

  1. 降低管理成本
    大量的紙本數位化動作,均需仰賴人力執行,能夠不需新增員工或僱員,亦可避免對應內部管理作業成本增加。
  2. 增加經濟效益
    在文件數位化之後,紙本文件即可轉移至較低廉的存放中心,節省文件置放佔用之昂貴的辦公空間,降低辦公環境營運成本。
  3. 增進安全及效率
    透過電子文件優先進行即時檢閱,減少紙本查找時間與可能性的往返運送之費用,既可增加調閱文件之效率,亦可降低紙本正本的傳遞遺失風險。
  4. 避免各種因環境因素造成之文件毀損
    數位化後之原始文件透過妥善保存,置放於適宜的存放中心,可保持文件在恆溫、恆濕的環境中收納,能避免毀損珍貴文件。

台灣理光如何協助您文件數位化?

台灣理光擁有專業DPO服務團隊,提供完整文件數位化、倉儲管理以及一站式文件生命週期服務,並以以嚴格的作業流程安排,為您解決企業文件流程問題。

在與客戶初步接觸時,顧問會透過現地場勘確認需求,針對堆積的紙本文件,透過兩步驟,先將雜亂的文件依照客戶定義的原則「標準化」分類,再進行整理以及歸類,分批進行數位化。

數位化完成後,台灣理光會依照客戶需求及檢索規則,將數位化檔案命名,方便後續查找。

台灣理光的DPO服務,可為您省下紙本資料佔據大量空間產生的營運成本。透過文件管理系統有效歸檔後,員工也可更輕鬆查找檔案,紙本文件也可依法定存放時間排程銷毀。就讓台灣理光為您訂定完善的文件流程服務,讓您可以將更多的時間投入發展企業核心,持續專注前行!