財務單位救星：文件數位委外服務

近幾年，疫情改變了全世界的工作和生活型態。許多權威數據調研單位形容我們進入了「VUCA」時代：一個易變、充滿不確定性又複雜的年代。例如在五年前，人們很難想像遠距工作會變成日常。而隨著人類逐漸走向和疫情共存，這些過去所謂的「新常態」都將成為「常態」，企業也需要在變化的商業秩序中找到新的生存方式。

其中最顯著的改變之一，在於大量資訊數位化需求浮現。遠距辦公改變了員工取得資料的方式。以往隨手可在檔案櫃查找的紙本，如今必須讓員工不論在何時何地都能隨時安全的取用。許多企業因而要求所有傳票憑證都要有數位資料可供查詢。
此需求對於每月都必須經手大量紙本發票、單據的財務單位而言，如何有效率地完成數位化歸檔，便成為一項重要的課題。

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財務單位的數位化挑戰

財務單位所面臨的挑戰，包含：

1. 溝通人力成本：收取各家廠商文件需耗時溝通收件狀況。包括是否收到發票、郵局寄錯漏信等。
2. 資料比對人力成本：若收到的財務文件出現錯誤、發票開錯內容等狀況，需另花人力和廠商確認。
3. 掃描、歸檔人力成本：單據格式不一，單張掃描除了耗時費工，後續的歸檔作業更是耗費人力成本。

格式大小不一的單據，讓掃描工作變得更加困難

所謂數位化不僅是掃描工作。根據美國知名分析調研機構Gartner研究，一份紙本表單需要花費的總成本為美金 30 至 165 元間，而流程中有 85% 的時間，都在進行人工處理及資訊謄打。因此，完整的數位化必須包含對流程的盤點和優化，才能真正提高企業內人員的核心工作價值。

台灣理光的財務文件數位委外服務（DPO），能夠針對以上幾點問題，根據客戶需求達成財務流程數位化。

財務文件數位委外服務的效益

1. 減輕文件溝通負擔：由台灣理光文件中心統一收發廠商文件，並建立收件紀錄，確保收寄件資料有依據可追尋。
2. 確認單據資料正確性：收件後，台灣理光會協助確認單據基本資訊，如廠商抬頭、統編是否正確。
3. 建立數位會計資訊：將會計資訊以符合客戶系統的格式進行數位化，提供給客戶完善的會計資訊供後續查詢。

DPO可協助將圖片右邊的表單，整理為左邊數位化後的樣貌

VUCA時代的不確定性，讓人力資源和營運成本的調配比過去更為重要。台灣理光的財務文件數位委外服務，可協助處理文件數位化重複性高的工作，讓財務人員更能專注在核心業務上。