告別無效溝通,掌握三大會議要點實現企業高生產力|互動式電子白板

2022年01月24日

會議是現代商業活動中不可或缺的一部分,協作、共識和生產力更是一場有效會議的關鍵要素。 然而,我們經常在專案執行時聽到「這跟當初我們討論的不一樣」等未能有效溝通導致的問題,其實,只要掌握會議三大要點:具現化想法、串聯即時協作、提供完整會議紀錄,就可以在未來避免類似狀況發生。

 

具現化想法

與會者對於事件的期許或認知不同,僅透過口頭或文字溝通可能會造成想法上的落差,因此,一場高效的會議需要將討論結果具現化(圖像化),您可以透過電子白板、電腦或紙筆將討論結果繪製出來,以確保在場所有人的想像皆一致,對於專案的目標方向或畫面也都擁有共識。

 

串聯即時協作

因應快速變遷的商務環境,遠端會議、異地辦公已成為常態,因此會議中的即時互動也變得至關重要。無論是產品設計、工程施工、專案流程推動等溝通過程,都需要透過協作、編輯、書寫、討論來共同完成。若為小型討論會議,與會者可以透過電腦、手機進行簡易的操作處理,但若是較複雜、參與人員較多的專案,就需要使用互動式電子白板來輔助會議。

來自世界各地的使用者可以透過瀏覽器開啟視訊會議,並以電子白板同步編輯文件、設計圖,讓其他在會議室、教室或任何場域的與會者可以清楚看到目前的協作狀況,以加速討論進行並確保檔案版本的一致性。

 

提供完整會議紀錄

當您完成具現化的討論及檔案協作編輯後,最後一步便是將完整討論內容傳送給所有與會者。透過電腦或行動裝置上的會議系統錄製內容、截圖或傳送檔案是一種可行方法,或者您可以藉由電子白板直接將所有討論項目與畫面Email到與會者的信箱,或存放於共用空間中,無須擔心遺漏任何結果或附件,並讓會議結果追蹤事半功倍!

 

一般小型企業因預算、空間等限制,多會使用電腦、行動裝置或簡易辦公設備作為會議輔助工具,然而,中大型企業因生產規模較大、協作人員較多、工作地點不盡相同,互動式電子白板的可視化、即時協作、會議記錄保存等特性就會成為商務會議的不二之選,內建的鏡頭、喇叭、麥克風及多樣化的輸入來源選項,更可以輕鬆應用在直播視訊、教育訓練、研討會等情境中,讓企業的每場會議都能實現最大效益。