【行家有約】台灣理光打造數位轉型契機
(設計印象 林榮松 Rong-Song Lin 設計印象雜誌總編輯)
台灣理光是理光集團在台銷售子公司，從銷售事務機的本業出發，近年來積極從傳統OA轉向ICT服務，並期許自己能成為台灣智能數位商務應用的領導品牌。
理光集團有著卓越的印刷技術科技，但在接觸市場並面對人們辦公過程產生的問題時，常務董事許博惇發現：「人的需求才是該關注的重點」。尤其在現今社會，工作與生活的界線逐漸模糊，人們很難下班就完全脫離工作，而如何更合理的工作，從中實現自我價值就變得更為重要。而這也正是理光的核心理念「Fulfillment Through Work(成就你的工作價值)」
2016年時，台灣理光面對辦公室搬遷，我們當時突發奇想，何不讓理光的辦公室成為一個最好的展示空間，向客戶展現理光的解決方案如何協助員工們高效工作？於是開始推行「Live Office」，並逐步發展出協助客戶規劃商務空間的服務，我們確立了「人、空間、科技」為發展核心，並且以「流程」串接這三個部分。
(一)從科技面著眼
理光提供完整的辦公室解決方案暨設備，其主要包含智能輸出設備、量產型數位印刷設備、視通訊高效裝置、主動式服務、列印管理解決方案、設備管理系統等，同時利用創新的技術與卓越的光學科技能力，持續贏得業內權威機構的相關獎項。
(二)從空間面著眼
理光提供辦公環境中各項空間整合的解決方案，從智能溫測門禁系統、會議室空間管理系統，衍伸到打造全環境智能工作空間，整合作業、科技、管理各種企業訴求，協助進行數位轉型，讓企業持續創造競爭力。
(三)從人與流程的角度著眼
理光從使用者的角度出發，透過流程訪談與階段式的導入設計，作為業界第一間推出變革管理的顧問服務商，透過確實掌握客戶的動態與需求，協助企業有效的選購技術解方與整合管理平台，避免陷入資訊孤島或重複投資相關整合方案。
台灣理光在數位轉型的創新過程中，有甚麼值得學習及驕傲的地方，在轉型過程中是否有碰到困難，要如何因應及克服。
數位轉型，是我們必要的選項，因為市場環境在改變，客戶的需求也在改變，例如像是無紙化、疫情之後產生的混合辦公，這些改變都讓我們不能再用過去的硬體銷售思維面對市場，要站在客戶的角度了解他們的需求是什麼。在數位轉型的浪潮下，我們不再是硬體供應商，而是要成為數位整合服務商。
轉型的關鍵始終是「人」，因此在公司內部最挑戰的部分，其實是如何去改變員工的思維。要讓員工了解轉型的必要，做為管理者要了解他們痛點。因此數位轉型第一步，一定是從理解員工和改善流程做起。
策略一、就是強調「開放」的重要性。
策略二、引領員工理解客戶的感受。
策略三、鼓勵員工不要畏懼失敗，要有面對變動的「勇氣」。
而在面對客戶時，數位轉型意味著傳統商業流程必須改變。傳統商務印刷轉向數位印刷，流程上最大的不同在於人力需求的減少，以及數位印刷能夠做到少量多樣及客製化，使得接單邏輯就有根本的差異。數位印刷代表更多商機，但也需要透過新的工具和技術來優化商業流程。例如在特殊色第五色應用，我們在2021年創造了一個數位的「第五色平台」，目的是媒合購買台灣理光機器的廠商和設計師、藝術家、攝影師等對第五色應用有需求的End User。在少量多樣的數位印刷世界，我們不僅協助客戶發掘新商機，也展現理光設備與服務的優秀，並且也讓更多好的印刷作品可以被看見，達成一個三贏局面，這也是我們值得驕傲的部分。
台灣理光轉型的過程中，從數位轉型的面向，提供客戶什麼樣的嶄新價值？
台灣理光從硬體供應商轉向數位整合服務商的過程中，整體的數位轉型可以分成三個階段，分別是數位化、數位優化，最後才是數位轉型。數位化是將實體的文字或圖片，轉存成數位檔案。在台灣理光的解決方案中，文件數位化服務(Document Process Outsourcing，英文簡稱為DPO)正是對應此一部分，我們協助客戶將單據、合約等紙本資料數位化並妥善歸檔，進而大幅節省人工作業時間。
而一系列與文件流程相關的解決方案，則對應到數位優化。台灣理光的合約管理解決方案，讓客戶可以輕鬆上手繁瑣的合約審閱、調閱、到期提醒、履約；完整留存廠商採購合約、客戶銷售合約，累積集體智慧，加速營運決策與風險管理。最後在商務印刷的部分，數位印刷能應付多種少量多樣需求，相較於傳統而言更快速，所需人力更少，的確是目前的趨勢。但同時我們也理解，對於許多傳統印刷的客戶來說，要將工作流程改弦易轍換為數位印刷，是不容易的。因此相較於「O2D(傳統轉數位)」，我們更希望做到「OWD(傳統結合數位)」。
換句話說，我們希望透過提供數位化的印刷解決方案，協助優化傳統印刷在印前、印中的工作流程，以提升周轉時間並降低成本和增加產出效率。透過這些方式，我們希望能從數位化到數位優化，為客戶創造價值，協助他們在核心領域上專注前行。
以經營者的角度，對台灣現今數位印刷市場現況的想法？
許博惇表示，台灣印刷廠一般以中小型為主，目前所遭遇到普遍的問題，是在系統化、資訊化上面臨很大的難題，更遑論數位轉型。但這也是一個挑戰與機會，希望藉由理光具備完整解決方案及資訊科技服務的經驗，協助客戶數位轉型。
其次，我們了解到要從根本問題著手，透過讓客戶所懂的語言來強調數位化及數位印刷的好處，協助客戶提升印刷的經濟價值。過去客戶講的是上下游的功能，這是一條線的思考邏輯。但是現在這個世代，從訂單、生產到配送，客戶都能透過數位化服務完成。在過去上下游兩個點間界接的思考邏輯中，就算中間有一點點數位化過程，整個供應價值鏈仍只是一塊破損點、一個斷點。與其我們只想要販售數位印刷設備，但還是先從客戶基本在數位印刷上的需求著手。
在理光轉型的過程中，我們不只強調數位印刷設備，也會把各種商業流程解決方案介紹給客戶，這些我們長久以來向其他企業客戶所推廣的項目，過去比較少向印刷廠提出。像是雲端的應用，其實就很適合印刷廠的需求。如何讓客戶運用、快速上手雲端的資訊科技，這一區塊是理光轉型的主要方向。透過台灣理光強大的資訊科技服務能力，來服務整個印刷廠，以解決整個價值鏈的問題。
如何透過數位印刷設備分散訂單來源，增加提高稼動率，這個論述是我們提出的新觀點，稱為Offset With Digital。我們認為數位印刷和傳統印刷是相輔相成，透過數位科技，讓Offset跟Digital彼此運作的更好，提高整體稼動率，這樣印刷廠才會樂意投資。
換句話說，添購數位印刷設備對客戶而言就是要來生產、賺錢的工具，但為何經營者會躊躇不前，主要有以下幾項因素：(1)無法解決數位化問題；(2)經營者買了設備不知道能做甚麼；(3)設備投資很多，不知道彼此如何搭配；(4)是否能夠改變整個工作流程及稼動率。所以主要問題不是在於數位印刷設備或其設備好不好，而是能否幫助客戶獲利。關於這點，台灣理光花費很多時間去思考定位，台灣到底數位轉型遭遇到什麼問題，以及台灣印刷產業所應該面對的全新課題。
最後，如果從商業價值角度來跟客戶談，試著協助他們數位優化、數位轉型，再加上理光有很多優質的數位印刷設備，這個邏輯是跟傳統廠商方式是完全不同的，所以理光目前正積極在銷售流程、客群、解決方案陳述上改造，方向有很多改變及不同的地方。
展望未來，建立全新的商業模式、提供創新的資訊整合、深耕傳統印刷廠朝向數位轉型，將是理光未來的重要目標。
(完整報導請見設計印象第129期雜誌)