合約流程全解析:企業如何優化合約管理?

2024年01月25日
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年關將近,對於公司的業務、財務人員來說,此時也是許多合約續約、換約時間。我們身邊充斥著合約,小從門號綁約大到公司間洽談的數百萬合作項目,琳瑯滿目的合約又有著紙本、電子檔等不同的樣式。對於企業而言,究竟該如何有效率的管理?如果管理不當,又將衍生什麼問題?

事實上,合約管理不僅是法務、財務、採購人員的行政流程,更關係著企業營運效率。

根據國際契約商業管理協會(IACCM)在2020年的研究調查報告*顯示,企業落後的合約管理方式,使其承受了超過9%的收益損失。合約流程若不順暢,不僅會導致業務人員失去合作機會,也可能因未設立合理的銷售條件,讓公司面臨虧損,或使營銷推行窒礙難行。

*資料來源: https://www.worldcc.com/Resources/Content-Hub/View/ArticleID/9773

合約管理有哪些流程?

合約起草階段會經歷協商與談判,雙方就金額、服務內容、責任承擔等與簽約目的相關的事項達成共識。

「⚠️問題」
在起草階段,條文變動是最頻繁的。一般而言企業會從公版合約做條文的增修。然而若僅用電子信箱做合約的傳遞,容易因版本太多而疏漏對方所做的修正,拖慢專案進度。

對於法務人員來說,合約審查是最忙碌的時刻。需確認預算、金額是否符合公司政策規定。同時公司也需要制定合理的審閱關卡,確保能在時程內完成合約審閱。

「⚠️問題」
當一份新合約到法務人員手中時,最常見的是兩個動作。第一是和公版合約比對增修部分,第二是調閱該份合約的「關聯文件」,例如過往合作價格、簽約內容等,若僅仰賴人工,兩項作業都耗時費工,且容易有錯誤發生。

通過內部審核就進入雙方用印。此時關鍵在於準確追蹤合約的用印進度,例如合約是否簽回、提供完整附件。

「⚠️問題」
在用印階段需確認附件是否補齊,若採用紙本作業,郵寄的時間不僅曠日廢時,也有紙本寄失的風險。

用印簽約後就進入合約執行。包含履約情形、付款條件、結算對帳、續約、合約到期日等等。

「⚠️問題」
常見的問題是缺乏提醒機制,導致合約到期後未進行續約或終止合約,延誤營收認列、增加罰則風險,影響企業營運。

最後一個階段是將完成的合約歸檔。合約結束後,其內容需要保留供後續調閱。

「⚠️問題」
尚未數位化的紙本合約常碰到的問題包含分類雜亂難以調閱、放置過久導致損毀。在數位化後,也可能發生調閱權限控管不周的情形。

合約執行完後,相關成果與數據都需妥善保存,以應對審計或是內部與外部稽核。

「⚠️問題」
大型專案或是連鎖業者的合約與關聯文件時常數量驚人,導致調閱效率低落。另外若缺乏完善的簽約軌跡紀錄,也會讓稽核難以進行。



在數位時代,台灣理光的合約管理方案能協助您…

  • 1. 起草階段
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    在合約起草階段,能讓使用者「直接預覽」一目了然合約條文與關鍵審核資訊,減少來回比對的時間浪費,同時也能妥善控管版本,提升合約擬定的效率和正確性。

  • 2. 內部審核階段
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    彈性的「合約審核流程」,能因應業務需求調整,提高審核效率。公版合約的比對可單獨審核變動部分再套入公版輸出。關聯文件也能做到自動搜尋,大幅增加審閱效率。

  • 3. 合約用印階段
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    推出電子簽名模組,將紙本用印優化為「電子簽名」,內含簽名者軌跡紀錄,並以單一合約管理平台,整併合約審閱與用印兩大流程,一站式完成合約審閱、簽名。

  • 4. 履約階段
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    提供「自動合約到期」與「時效提醒」,讓您在合約到期之前,即可提早安排履約、續約,降低營業風險的發生機率,更有效管理合約訂定之權利義務。

  • 5. 歸檔
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    用印正本可透過事務機「合約歸檔快捷鍵」,優化紙本掃描歸檔流程。提供符合資安的「數位合約調閱平台」,控管內外部人員調閱權限,並留下軌跡紀錄供稽核,保護營業秘密。

  • 6. 稽核
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    面對稽核大量文件調閱的需求,可一次做到「打包」所有合約與關聯文件,同時在合約簽核過程就能保存完善的原始軌跡紀錄,確保稽核能夠順利進行。



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