合約管理常見挑戰
合約散落難追蹤，逾期、錯漏風險無所不在
以 Email 傳簽合約
- 導致合約版本紊亂
- 歸檔至 NAS 恐被誤刪
- 需 Excel 總表紀錄合約清單
電子表單系統審約卡卡!?
- 反覆的下載與上傳合約版本
- 無法直接審閱合約內文
- 無法支援線上編輯合約
紙本合約歸檔與合約審閱脫鉤
- 難以確保合約用印版本正確性
- 合約用印後需額外掃描歸檔與管理
難以掌握簽約進度
- 無法追蹤紙本合約用印進度
- 難以管理已用印合約外部簽回進度
誤以為電子簽名=合約數位化
- 簽署只是合約管理的一部分
- 紙本用印與電子簽名無法並存!?
- 合約管理本質為文件管理
缺乏合約到期提醒機制
- 未及時續約、恐延誤營收
- 難管理履約期限、恐有罰則
DocuWare 一站式合約管理平台效益
合約統一存放於安全的數位平台，避免版本混亂，確保團隊協作一致，並強化合約控管與應變能力。
✅自動化審約流程
• 依企業核決權限，自動派送審核關卡，有效縮短審核時間，提升透明度與確保合規。
✅審約與用印版本一致
• 合約終審定版後，自動派送至用印人員執行用印，確保用印版本即為最終核可版本。
✅簽署與歸檔一站完成
• 整合「電子簽名」模組，合約簽署後自動歸檔至系統，無需人工搬移或重複操作。
• 亦可上傳「已用印合約」，合併至終審版本，保留完整軌跡紀錄。
✅即時追蹤與到期提醒，降低合約未回與未續約風險
• 業務與法務可即時查閱「簽核中合約」、「今年到期合約」清單。
• 系統自動發出合約到期提醒，以利安排續約。
✅存取權限管控機制
• 依據規範授予文件調閱權限，合規並減輕權責單位管控重擔。