後疫情時代的工作趨勢:掌握混合式辦公三大關鍵

2022年03月25日

一場疫情改變了人類的生活,也改變了工作模式。從2020年開始,許多企業紛紛採取在家工作(Work From Home;WFH)的策略防堵病毒肆虐,並出現了結合遠端和分流的「混合式辦公」模式(Hybrid Working)。然而新的工作型態,也衍伸出新問題。

本文將介紹混合式辦公的概念,及其延伸出的現象與挑戰。

什麼是混合式辦公?

疫情的出現,讓分散式的辦公環境成為常態。國際研究暨顧問機構顧能(Gartner)指出,雖然各產業狀況不同,但估計已發展的經濟體中,白領勞工約60%會全部在家工作,10到15%會完全在辦公室工作,剩下的則每周約兩到三天進公司,其他時間在家工作。

混合式辦公,指的就是這種結合遠距和面對面的多元工作模式。疫情衝擊讓辦公模式變得多元,未來的工作場域將不再只是發生在辦公室。而是會走向常駐、遠距和混合等三種型態的結合。

混合式辦公的衍伸挑戰

彈性的上班選擇,對員工和企業都有不少好處。遠距工作讓員工減少通勤成本,自由分配工作和休息時間,只在必要面對面時前往公司;企業則能降低辦公室支出,並在人才招募上突破地域的限制,吸引更多海外求職者。

然而從技術端到企業營運管理,混合式辦公仍有許多挑戰待克服。最主要有以下三點:資訊安全、員工用戶體驗的加強與企業文化凝聚不易。以下列表整理:

  資訊安全 員工用戶體驗 企業文化的建立
現象 遠端工作讓員工可在不同的地點,同時混用個人和公司的設備。 員工在家上班,需透過遠端連線形式處理之前的工作流程。 員工分流上班,導致只能跟固定的辦公室成員見面。
挑戰 員工會以個人裝置連線到公司電腦下載資料,這些無保護的個人資料連線,就可能變成惡意軟體的傳播媒介。 紙本資料可能放在公司導致查閱麻煩。同時文件無法透過線下簽核,導致專案進度落後。 員工相處出現隔閡,企業文化凝聚不易。
解決方式 IT必須更積極地偵測這種攻擊,例如投入反釣魚工具,或是對員工進行教育訓練。 企業的系統和各種紙本資料需數位化,讓員工可以做到遠端存取。並需以線上系統取代過去的線下合約簽核流程。 主管適時以通訊軟體關懷員工,會議開始前可留Small talk,詢問彼此現況。

理光解決方案,助你在混合式辦公下專注前行

當混合式辦公已成未來趨勢,您需要找到適合的應對工具,在變遷的工作環境中維持競爭力。以下是台灣理光整理出最符合您需求的解決方案,讓您備足企業數位戰力,繼續專注前行。

1. 文件數位流程

如前所述,混合式辦公的工作模式,需讓企業的各種資料可遠端存取和集中管理,因此紙本的數位化很重要。然而人工掃描、命名文件與數位歸檔耗時費力,易延誤案件回覆。應用Digital Capture+ DMS+DPO 品質檢驗溯源管理系統即可有效降低報告掃描歸檔的資源耗損與人工疏漏的風險,並迅速調閱完整品管記錄,縮短客戶案件回應時效、實現良好的顧客體驗。

2. 合約線上審核

混合式辦公會大幅提高溝通難度和挑戰。特別是對法務單位,遠 距工作下合約審閱用印不易,容易發生疏漏而延誤簽約時效。OpenBee是一個能夠完成線上審核,以及統一儲存合約版本歷程的管理系統,並能設定自動合約到期提醒,以利安排續約或終止合約流程。透過它可以輕鬆上手繁瑣的合約審閱,完整留存廠商採購合約、客戶銷售合約,加速營運決策。

3. 人員監控管理

混合式辦公下員工採分流,控管不易,加上疫情下量測體溫可能會花費許多時間。智能溫測門禁系統(EQ Recognition;EQR)則可以在各個出入口安裝裝置,取代傳統打卡機,同時發揮人臉辨識、智慧溫測、口罩偵測、門禁權限管理等多重功能。在混合辦公工作模式下,隨著公司駐點人力減少,EQR可形成更大格局的一站式數位人員管理系統。